Provize realitní kanceláře: vše, co jste o ní chtěli vědět

Společnost REAL SPEKTRUM, a.s., se sídlem Praha 1, náměstí Republiky 656/8, Staré Město, PSČ 110 00, IČ: 25314718, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 6807, hlavní kancelář, provozovna a adresa pro doručování: Brno, Lidická 77, č.p. 718, PSČ 602 00, předkládá svým klientům informace o zpracování osobních údajů, tedy jaké jsou naše zásady pro zpracování osobních údajů, jaké osobní údaje zpracováváme, jaký je zdroj těchto údajů, za jakým účelem a po jakou dobu údaje uchováváme, komu je poskytujeme a jaká jsou Vaše práva jako subjektu těchto údajů.

JAKÉ JSOU NAŠE ZÁSADY PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů postupujeme podle platných právních předpisů, především Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Dbáme na bezpečnost při zpracování osobních údajů a rozsah jejich zpracování omezujeme na nezbytné minimum. Se zásadami pro zpracování osobních údajů seznamujeme klienta při uzavírání obchodu nebo při poskytnutí služby. Tento dokument je volně dostupný v sídle a hlavní kanceláři naší společnosti a na našich internetových stránkách www.realspektrum.cz. Stejným způsobem budou oznamovány jeho změny, resp. bude zpřístupňováno aktualizované znění tohoto dokumentu.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

- identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo (bylo-li přiděleno), rodinný stav, včetně případné úpravy majetkového režimu manželů, zejména rozsahu společného jmění manželů,
- kontaktní údaje klienta: telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa trvalého pobytu, případně jiného pobytu na území ČR, korespondenční adresa (je-li odlišná od adresy trvalého pobytu),
- fyzická osoba podnikající – obchodní firma, odlišující dodatek, místo podnikání, IČO, daňové identifikační číslo,
- údaje o nemovitosti či jiném majetku, jichž se obchod dotýká
- údaje zpracovávané za účelem plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu: místo narození, státní občanství, pohlaví, druh a číslo průkazu totožnosti, stát/orgán, který průkaz totožnosti vydal, doba platnosti průkazu totožnosti, informace o tom, zda jde o politicky exponovanou osobu či osobu podléhající mezinárodním sankcím, údaje o majetkové a řídicí struktuře klienta – právnické osoby a angažmá fyzických osob ve struktuře, údaje o původu a zdroji majetku klienta.

Shora uvedené údaje jsou pro nás nezbytné pro přípravu smluvních dokumentů s našimi klienty; tyto údaje nám tedy za tímto účelem jako náš klient poskytujete dobrovolně a bez jejich poskytnutí nelze navázat obchodní vztah ani Vám poskytnout službu. V případě, že bychom tyto údaje chtěli využít k jinému účelu, než k činnosti vyplývající z našeho smluvního vztahu s Vámi, nebo k plnění povinností, které nám vyplývají z právních předpisů, budeme ke zpracování Vašich údajů potřebovat Váš souhlas.

Mimo výše uvedené údaje shromažďujeme také soubory cookie a další nástroje pro analýzu webu, které automaticky získávají informace o Vás, pokud používáte stránky www.realspektrum.cz. Mezi tyto údaje patří například:

informace o tom, který webový prohlížeč používáte, podrobnosti o webových stránkách, které jste si prohlédli, odkazy, na které jste klikli apod.

Více informací o používání cookies a nástrojů pro analýzu za účelem zkvalitnění poskytování služeb na webu www.realspektrum.cz naleznete

Z JAKÝCH ZDROJŮ ZÍSKÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Přímo od klienta při žádosti o poskytnutí informací ohledně našich služeb, při jednání o zprostředkování realitního obchodu nebo při následné realizaci tohoto zprostředkování; dále z veřejných rejstříků a seznamů (například obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, evidence katastru nemovitostí apod.).

ZA JAKÝM ÚČELEM A PO JAKOU DOBU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

⇒  bez souhlasu klienta

- za účelem realizace obchodního vztahu či poskytnutí služby – zpracování osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu s klientem; za tímto účelem jsou na základě oprávněného zájmu osobní údaje klienta zaneseny do naší databáze
- pro plnění povinností vyplývajících ze zákona (např. dle zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zák. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu apod.)
- za účelem ochrany svých práv a právem chráněných zájmů

⇒  se souhlasem klienta zpracováváme pro marketingové účely následující údaje: jméno, příjmení a e-mailová adresa

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro realizaci obchodního vztahu, poskytnutí služby a ochranu svých práv a právem chráněných zájmů dle příslušných právních předpisů, nejdéle však po dobu pěti let od ukončení obchodu či obchodního vztahu. Pro plnění našich povinností stanovených příslušnými právními předpisy, zejména v souvislosti s vedením účetnictví a daňové evidence, osobní údaje uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy pro jednotlivé údaje a doklady.

Údaje a doklady pro účely povinností dle AML zákona zpracováváme a archivujeme po dobu 10 let od ukončení obchodu či obchodního vztahu.

Osobní údaje zpracovávané na základě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů zpracováváme po dobu uvedenou v tomto souhlasu, případně po dobu do jeho odvolání.

KTERÝM TŘETÍM OSOBÁM POSKYTUJEME OSOBNÍ ÚDAJE

Osobní údaje zpracováváme jako správce prostřednictvím svých zaměstnanců nebo prostřednictvím třetích osob – zpracovatelů, přičemž vždy zajišťujeme vysokou úroveň zabezpečení osobních údajů našich klientů. Našimi zpracovateli jsou spolupracující společnost HLADKY.LEGAL advokátní kancelář s.r.o., se sídlem Orlí 483/1, 602 00 Brno, IČO: 05277493, správce IT sítě Jiří Zemek, se sídlem Vodárenská 206/12, 664 91 Ivančice, IČO: 72307846, poskytovatel realitního softwaru a správce webových stránek Realman s.r.o., se sídlem Družstevní 421/1, 679 04 Adamov, IČO: 26227461, poskytovatel e-mailového klienta FASTER CZ spol. s r.o., se sídlem Jarní 1064/44g, Maloměřice, 614 00 Brno, IČO: 60722266, zpracovatel účetnictví SLUNEX spol. s r.o., se sídlem Eleonory Voračické 659/22a, 616 00 Brno, IČO: 63484340 a poskytovatel systému pro zpracování e‑mailů Ecomail.cz, se sídlem Na Zderaze 1275/15, 120 00 Praha 2, Česká republika. Údaje našich klientů poskytujeme třetím osobám i v případech, kdy jsme povinni na základě platných právních předpisů tyto údaje zpřístupnit a předat – zejména orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, exekutorům, notářům, insolvenčním správcům apod. Osobní údaje předáváme třetím osobám také za účelem ochrany našich práv a právem chráněných zájmů (například našim spolupracujícím advokátním kancelářím). Rozsah poskytnutých osobních údajů bude v takovém případě omezen pouze na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění našeho nároku. Na žádost klienta poskytneme jeho osobní údaje i dalším třetím osobám, vždy však pouze v nezbytně nutném rozsahu a pouze v souvislosti se službami, které pro naši společnost nebo pro klienta tyto třetí osoby zajišťují. Jedná se například o našeho spolupracujícího znalce za účelem vyhotovení znaleckého posudku o ceně nemovitosti nebo finančního poradce za účelem zpracování nabídky na financování koupě nemovitosti apod.

Údaje zpracovávané dle AML zákona mohou být předávány dle příslušných právních předpisů příslušným orgánům veřejné moci a orgánu dozoru nad plněním povinností dle AML zákona. Orgánem dozoru pro plnění povinností dle AML zákona je Finanční analytický úřad.

JAKÝM ZPŮSOBEM ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Osobní údaje zpracováváme a uchováváme v elektronické podobě prostřednictvím prostředků výpočetní techniky, a dále v listinné podobě. Zpracování osobních údajů zahrnuje jejich zaznamenávání, pořizování kopií listin a dokumentů, hodnocení a archivaci. Osobní údaje klientů v listinné i elektronické podobě uchováváme ve služebních prostorách naší společnosti, kam je nepovolaným osobám zamezen přístup běžnými prostředky (zamčené dveře, osobní dohled zaměstnanců společnosti apod.). Přístup k osobním údajům je omezen pouze na zaměstnance společnosti a výše uvedené zpracovatele. Všechny tyto osoby jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Přístup k osobním údajům klienta je rovněž chráněn systémem přístupových hesel a práv.

JAKÁ PRÁVA MÁTE JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ

Ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným pro účely plnění smlouvy o realitním zprostředkování a/nebo smlouvy o zprostředkování či jiném poskytování služeb má klient tato práva:

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že klient má právo od nás získat informace o tom, zda zpracováváme jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Klient má také právo, abychom mu bez zbytečného odkladu opravili na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má klient právo kdykoli doplnit.

Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou naši povinnost zlikvidovat osobní údaje, které o klientovi zpracováváme, pokud jsou splněny určité podmínky a klient o to požádá. Toto právo se netýká údajů zpracovávaných podle AML zákona, údajů nezbytných pro plnění našich dalších zákonných povinností a ochranu našich oprávněných zájmů.

Klient má právo, abychom v určitých případech omezili zpracování jeho osobních údajů. Proti zpracování, které je založené na našich oprávněných zájmech, na oprávněných zájmech třetí osoby nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci, má klient právo kdykoli vznést námitku.

Právo na přenositelnost údajů dává klientovi možnost získat osobní údaje, které nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci nebo, pokud je to technicky možné, požadovat, aby byly předány přímo mezi správci .

Klient má právo kdykoli odvolat udělený souhlas nebo změnit jeho rozsah ve vztahu ke zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě souhlasu. Ve vztahu k ostatním důvodům zpracování se právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů neuplatní, s výjimkou případů stanovených zákonem.

V případě, že bude klient jakkoli nespokojen s námi prováděným zpracováním svých osobních údajů, může podat stížnost přímo nám, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů www.uoou.gov.cz.

Práva klienta ve vztahu k osobním údajům lze uplatnit některým z následujících způsobů:

- osobně v sídle naší společnosti nebo v hlavní kanceláři,
- e-mailem na adresu: [email protected], nebo
- telefonicky na čísle: +420 533 339 111.